邮箱格式怎么写才是正确的（手把手教你写一封简洁高效的电子邮件）

与书信相比，电子邮件（Email）更加简短，因为它是针对具体问题的回复，在极短的时间内写就，因而，电子邮件的写作可以允许使用非书面语、省略语，甚至有时可以省略致意用语。

Email组成部分

电子邮件包含以下内容：

▷ 标题Subject line：标题栏写明该邮件所讨论的主要事项。

▷ 招呼语Salutation：可有可无。你可以用一个简单的“Hi”开头，也可以直呼对方的名字，比如“Clare”，还有人干脆就不加称谓，直入主题。

▷ 写邮件的理由Reason for writing

▷ 要点Main point

▷ 结尾Closing：邮件结尾多种多样，比如“Best”或者“thanks”都可以用来结尾，结尾部分也是可有可无的。

电子邮件Tips

1

标题要详细

用简短一句话陈述清楚具体事项，比如“Meeting at 10am about pay rise”（10点见商议涨薪事宜），而不是简单的一个"Urgent"（紧急）。

即便是回复他人的邮件，最好也能写清邮件主题，而不是直接在标题栏写 Re:或者R:R。为了避免他人将邮件误认为垃圾邮件（spam），避免使用“hi”“hello”这样概括性的标题。

2

内容要简短

一封邮件，最好只写一件事。如果有需要的话，你可以为不同的事项发多封邮件，同时为每封邮件写清不同的标题，这可以帮助对方理解邮件的内容。

你不需要在邮件内引用此前邮件的所有内容，你可以使用尖角括号来选择性地引用部分内容，<< 引文 >>。

3

语言简明直接

在邮件中，语言尽量直截了当。以下是使用简明英语的要点：

• 多用主动语态，少用被动语态

• 使用短句，避免长句

• 不要使用成语（idiom）

• 如果收件人和你并不是一个领域的人，则尽量避免使用技术用语和行业术语（ technical or jargon words）

  
  

4

明确告知收件人要做的事情

在邮件中为收件人指明要做的事情，例如，如果你需要收件人搜集某些信息，可以写：

➤Please can you find me the sales figures for 2015?

你是否可以为我找一下2015年的销售额？

而避免写成模糊不清的：

➤I'm going to need the sales figures for 2015.

我想我需要2015年的销售额。

5

斟酌邮件内容

邮件要言之有物，同时保持礼貌的态度、中立的语气。

牢记收件人随时可以将邮件转发给他人（could forward your email to other people），所以要确保邮件内容可以为他人知悉，所以不要在邮件内八卦，评论，邮件内容也不能包括保密性内容。

6

发送之前检查一遍

发送之前，使用拼写检查软件，避免出现拼写错误，自己大声读一遍，确保没有语法和标点符号使用错误。

邮件范例

招呼语

邮件的开头方式多种多样，通常你可以复制发件人的招呼语，但如果你是邮件发起者的话，以下这些招呼语都可以做参考。

▌朋友或者同事

Hi是非正式的词，可以对朋友或者同事使用。当然，如果你和收件人比较熟，也可以用Hello或者“Hello+姓名”来打招呼。

▌非熟人

如果你知道收件人的名字的话，使用"Dear Mr/MsJones" ，和在信件中一样，使用Ms而不用Miss和Mrs。

▌正式邮件

如果你不知道收件人的名字，直接用"Dear Sir", "Dear Madam" 或者"Dear Sir / Madam"来开头。

▌群发邮件

如果你要给一群人群发邮件的话，你可以使用集体名词来进行称谓，如：

"Dear customers" 致顾客

"Dear partners" 致合作方

如果你是给同公司的一群人群发邮件的话，你可以用：

"Dear All" 大家好

"Dear colleagues" 同事们好

"Hello everyone" 大家好

如果你是给公司的上司们发邮件，可以用：

"Dear Managers" 经理好

"Dear Directors" 领导好

"Dear Board members" 各位董事

▌不用招呼语

通常在公司，你可能只是给同事发个快速的信息，就像打电话一样，在这种情况下，你不需要进行寒暄，直接开始说事情就可以了。

正文

正文第一句话要告诉收件人邮件的主要内容。以下为常用的表达：

▌回复之前的邮件

➤Thanks for the information.

谢谢你提供的信息。

➤Thanks for your phone call.

谢谢你的电话。

➤Thanks for getting me the figures.

感谢你为我收集了数据。

▌介绍事项进展

➤Just a quick note to tell you…

一封快信，跟你说一下……

➤Just a quick note to let you know…

简单跟你说一下……

➤Just to update you on…

告知你一下最新进展

▌告知有附件

➤Take a look at the attached file.

请查看一下邮件附件。

➤Have a quick look at the file I've attached about…

请看一下我邮件的附件内容，这是关于……

➤Thought you might find the attached interesting.

你也许会对附件内容感兴趣。

▌改变原定计划

➤Sorry, but I can't make the meeting tomorrow.

不好意思，但是我明天可能不能开会了。

➤Sorry, but I won't be able to meet you next week.

不好意思，但我下周不能和你会面了。

➤Sorry, but something has come up and I can't meet you for lunch.

不好意思，但临时有点事，我不能在午饭时和你见面了。

正文的第一句话最好只包含一个主题。比如你也许是想寻求帮助、分享信息或者提出问题，这种情况下，你的第一句应该如下表述：

➤"Have you got a few minutes to help me with…?"

不知你是否有时间帮助我……

➤"Just wanted to let you know…"

只想让你知道……

➤"Regarding X, can you tell me if…?"

关于某事，你是否能够告诉我……

如果你有多个事项想要说明，那么一个事项对应一个自然段。就算一个自然段只有一行，也没有关系。段与段之间的空行可以帮助收件人理解你有不止一项事项需要说明。

结尾

信尾客套话通常也很简明。常常只须一个词，如：Thanks，Best，Cheers，不需要用一般信函中的Sincerely yours或Best regards。

署名的时候，不要把Mr., Ms., Mrs.之类头衔一起签。签名也看信件的语气，给朋友或熟人，签一个Bill就可以。给陌生人就最好用Gates或者Bill Gates。

范例

Hi John

你好，John

Just wanted to let you know we got the project! They're signing tomorrow, so we should be starting the planning next week.

想告知你我们拿到那个项目了，明天将签约，下周我们要开始计划。

Regarding your presentation to them last year, do you still have the Powerpoint files?

关于你去年给他们做的展示，你是否还留存着ppt文件呢？

Thanks

谢谢

Tom