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公司的印章保管应遵循以下措施:
公司的印章应由专人妥善保管,并且遵循一系列严格的管理规定。印章的保管人必须是经过授权的专职人员,未经领导批准,不得擅自委托他人代管。
各类印章由各岗位专人依职权需要领取并保管。采取分级保管的制度,明确保管人的责任,避免业务人员自行保管,以加强监督和控制。
印章必须存放在安全的铁柜或保险柜内,以防止印章丢失或被盗。
印章的使用应严格遵守公司规定,不得在空白介绍信、空白纸张、空白单据等空白文件上盖章。如需带出公司使用,必须经过严格的审批程序。
印章管理者在使用印章前应审阅、了解用印内容,不得盲目盖章。每次用印后,必须填写印章使用登记表,记录用印类型、内容、数量、批准人和经办人等信息。
印章的保管人应定期对印章进行清洁,保持其清晰度。如果印章损坏或损毁,应及时上报并申请报废重新制作。
印章管理人工作变动时,应认真办理移交手续,确保印章的安全交接。
如果印章丢失或被盗,应立即向公司报告,并可能需要向当地公安局登记并声明作废。
印章管理者应签订“法律风险岗位承诺书”,明确保管者的法律风险防控意识及职责,并加强印章管理的技能和法律风险防范意识。
公司应有统一的印章使用台账和用印申请表,明确审批的层级和流程,确保审批、经办、用印、文件相对应,有可追溯性。
通过以上措施,可以有效确保公司印章的安全和使用合规性,从而保护公司的利益不受损害。